Instellingen
Bij het organiseren van workshops moeten alle facilitators het volgende in gedachten houden:

  • Bereid de ruimte zorgvuldig voor en denk na over een uitnodigende sfeer.
  • Bereid een open ruimte voor zodat de deelnemers zich op hun gemak voelen (bijvoorbeeld cirkels van stoelen).
  • Bereid alle materialen voor de workshop voor.
  • Hang de basisregels tijdens de workshop ergens zichtbaar op.
Tijdmanagementt
Een workshop is zowel een tijdrovende als een tijdbesparende activiteit; tijdrovend vanwege de organisatorische inspanning die ermee gemoeid is, tijdbesparend omdat het een omgeving biedt waarin alle deelnemers zich anders kunnen voelen en op de juiste manier worden behandeld.

De volgende tips kunnen je helpen bij het beheren van de tijd:

  • Kies een tijdwaarnemer die je regelmatig herinnert aan de gebruikte tijd en de resterende tijd..
  • Maak een tijdsdagboek en deel dit met anderen. Herinner mensen eraan als de groep in tijdnood komt of in tijdnood is gekomen. Vraag rond in de zaal en vraag of iedereen het ermee eens is voordat je de toegewezen tijd overschrijdt.
  • Als je tijd moet inhalen, kort de tijd dan in vanaf het midden van de activiteit, niet vanaf het begin of het einde.
  • Vereenvoudig taken.
  • Verkort de discussietijd, vooral in kleine groepen.
  • Verkort de rapporteringstijd aan de grotere groep.
  • Wees op tijd en respecteer het tijdschema.
Volwassenen – Groepsovereenkomst
Een groepsovereenkomst is een verzameling uitspraken die bepaalt hoe mensen zich tijdens de workshop zullen gedragen. Het is een zeer nuttig hulpmiddel om de workshops op een positieve manier te beginnen en structuur te behouden tijdens de sessie. Een groepsovereenkomst helpt de groep om respectvol en effectief samen te werken.

Een groepsovereenkomst kan gedefinieerd worden door de groep of door de facilitator.

Een groepsovereenkomst definiëren als groep is veel krachtiger dan een facilitator ‘regels’ te laten opstellen die iedereen moet volgen. Bovendien zullen mensen een overeenkomst waaraan ze zelf hebben bijgedragen eerder respecteren en uitvoeren. Als er problemen of conflicten ontstaan, kun je teruggrijpen op deze overeenkomst. Het kost echter meer tijd om de groepsovereenkomst met alle deelnemers aan het begin van de sessie op te stellen, dan om een al geschreven groepsovereenkomst mee te nemen en om hun instemming te vragen. Of je voor de eerste of de tweede methode kiest, hangt af van hoeveel tijd je eraan kunt besteden. Een groepsovereenkomst kan worden voorgesteld, maar niet worden opgelegd aan de deelnemers.

Doelstellingen:

  • Beveiligen en omkaderen van de workshop.
  • Definieert de gemeenschappelijke regels van de workshop
  • Zorgt ervoor dat alle deelnemers hetzelfde begrip hebben van concepten als vertrouwelijkheid en respect.

Voorbeeld van een groepsovereenkomst:

  • Iedereen heeft het recht om zijn stem te laten horen, maar alleen één voor één (steek je hand op en wacht op je beurt).
  • Alle deelnemers zijn zich bewust van de doelstellingen
  • Respecteer verschillende meningen, vooral als je het er niet mee eens bent, want niet iedereen heeft dezelfde ervaringen en achtergrond.
  • Vertrouwelijkheid: wat in de groep gedeeld wordt, blijft in de groep.
  • Respecteer de tijd van de activiteit. Als er meer tijd nodig is, kan daarover onderhandeld worden.
  • Zet mobiele telefoons uit
  • Als je een pauze nodig hebt, steek dan je hand op en vraag de groep erom.
  • Verantwoordelijkheden delen: iedereen draagt bij aan het functioneren van de groep.
  • Luisteren is belangrijk: besteed actieve aandacht aan elk lid.
  • Als je iets niet begrijpt, stel dan vragen
  • Lach samen, maar niet om elkaar.
Jeugd – Groepsovereenkomst
Kinderen en adolescenten verschillen van volwassenen in de manier waarop zij hun zorgen zien, ervaren en communiceren. Ze worden vaak uitgesloten van besluitvormingsprocessen door volwassenen en worden geconfronteerd met extra barrières om te participeren. Participatory assessment is een methode die is ontwikkeld door de UNHCR en is “een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat jongens en meisjes van alle leeftijden en achtergronden centraal staan bij beslissingen over hun bescherming en welzijn. Effectieve participatie erkent ook kinderen en jongeren als houders van rechten, het bouwt hun capaciteit en veerkracht op, en stelt hen in staat om zichzelf en hun leeftijdsgenoten beter te beschermen.”

Als je besluit om de groepsovereenkomst te gebruiken in je workshops, zorg dan voor een groepsgericht besluitvormingsproces waarbij alle deelnemers betrokken zijn:

  • Vraag deelnemers om na te denken over de beste groepsdiscussies waar ze ooit aan hebben deelgenomen en na te denken over wat deze discussies zo bevredigend maakte.
  • Vraag de deelnemers vervolgens om na te denken over de slechtste groepsdiscussies waaraan ze hebben deelgenomen en na te denken over wat deze discussies zo onbevredigend maakte.
  • Vraag hen om voor elk van de positieve kenmerken drie dingen voor te stellen die de groep zou kunnen doen om ervoor te zorgen dat deze kenmerken aanwezig zijn.
  • Vraag hen voor elk van de negatieve kenmerken drie dingen voor te stellen die de groep zou kunnen doen om ervoor te zorgen dat deze kenmerken niet aanwezig zijn.
  • Gebruik de suggesties van de deelnemers om een aantal basisregels op te stellen waar iedereen zich in kan vinden.

Als er eenmaal een groepsovereenkomst is bereikt, zorg er dan voor dat deze voor iedereen zichtbaar is – het beste is om deze op te schrijven op een whiteboard, flip-over of overheadprojector.
Kinderen – Basisregels
De basisregels geven een aantal gedragingen aan die van de kinderen worden verwacht tijdens de workshop. Net als voor de andere soorten deelnemers kun je als begeleider de basisregels samen met de groep opstellen of ze van tevoren opstellen en de kinderen om hun instemming en begrip vragen. Als de basisregels eenmaal zijn afgesproken, zorg er dan voor dat ze voor iedereen zichtbaar zijn: idealiter worden ze op een flip-over, flip-over of projector geschreven.

Aanpak van het werken met kinderen:

  • Verdeel sessies in kortere perioden om ze effectiever te maken.
  • Gebruik tekeningen, kunstwerken en fysieke rekwisieten en praat met de kinderen over wat ze gemaakt hebben..
  • Gebruik eenvoudige ‘stem’-technieken om kinderen hun keuzes te laten maken en beslissingen te laten nemen: vraag hen voorwerpen in hoepels te stoppen of smileygezichten te gebruiken om een beslissing te nemen.
  • Gebruik rekwisieten, verhalen of poppen om het onderwerp te introduceren en te ondersteunen.
  • Gebruik verschillende technieken en activiteiten: een multi-methodische aanpak is het beste.
  • Activiteiten moeten visueel, fysiek en gevarieerd zijn (bewegen in groepen, werken in tweetallen, opsplitsen in kleine groepjes).
  • Laat kinderen de resultaten van hun deelname zien (bijvoorbeeld een tekening of een pop) en laat ze die mee naar huis nemen.

Actieve overeenstemming is een nuttige aanvulling op elke groepsovereenkomst. Met de kinderen kun je een codex van handsignalen maken